Information zur Datenerhebung

 

Informationspflichten extern

zu Angebote, Bewerbungen, E-Mail-Schriftverkehr, Kostenstellenverrechnung, Kreditkartenzahlungen, Mahnungen, PraktikantInnen, Rechnungen, Reklamationen, Schadensmeldungen, Vertragsmanagement

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei 1. Angebote, 2. Bewerbungen, 3. E-Mail-Schriftverkehr, 4. Kostenstellenverrechnung, 5. Kreditkartenzahlungen, 6. Mahnungen, 7. PraktikantInnen, 8. Rechnungen, 9. Reklamationen, 10. Schadensmeldungen, 11. Vertragsmanagement.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer.

1.                   Kontaktdaten und betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Absatz 7 DS-GVO ist die Ingenieurbüro Puhla GmbH & Co. KG, Viktor-Frankl-Str. 9, 86916 Kaufering, Tel. 08191/657125-0, Fax -99, E-Mail info@puhla.de, Dipl.-Ing. Gerald Puhla. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von Ingenieurbüro Puhla GmbH & Co. KG ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen der Abteilung Datenschutz, bzw. unter datenschutz@puhla.de erreichbar.

2.                  Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

(1)Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist

1. betreffend das Verfahren Angebote um eine empfangsbedürftige Willenserklärung abzugeben, die alle vertragswesentlichen Bestandteile enthält und durch die ein Vertragsabschluss einer/einem anderen bzw. anderen so angetragen wird, dass das Zustandekommen des Vertrages nur noch von dem Einverständnis der Empfängerin / des Empfängers abhängt.

2. betreffend das Verfahren Bewerbungen um eine Bewerbung zu bearbeiten, die ein Angebot einer/eines Arbeitsuchenden an eine Arbeitgeberin / einen Arbeitgeber in der Wirtschaft oder im öffentlichen Dienst zur Begründung eines Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses darstellt. Diese wird von der Bewerberin / vom Bewerber per Email oder per Post an das Unternehmen geschickt.

3. betreffend das Verfahren E-Mail-Schriftverkehr, um den elektronischen Schriftverkehr betreiben zu können. Eine E-Mail ist zum einen ein System zur computerbasierten Verwaltung von briefähnlichen Nachrichten und deren Übertragung über Computernetzwerke, insbesondere über das Internet. Zum anderen werden auch die, auf diesem elektronischen Weg übertragenen Nachrichten selbst als E-Mails bezeichnet.

4. Betreffend das Verfahren Kostenstellenverrechnung um die Kosten der Kostenstellen zu kontrollieren, zu berechnen und zu steuern, als Grundlage für die Berechnung von Kosten-sätzen, Zuschlags- und Verrechnungssätzen für die Kalkulation von beispielsweise Produktkosten.

5. Betreffend das Verfahren Kreditkartenzahlung um fällige Forderungen mittels einer Kreditkarte zu begleichen.

6.Betreffend das Verfahren Mahnungen um die geschuldete Leistung der Schuldnerin / des Schuldners durch die Gläubigerin / den Gläubiger / die Gläubiger zu fordern. Ist die Schuld fällig, kommt die Schuldnerin / der Schuldner durch die erfolglose Mahnung in Schuldnerinnenverzug / Schuldnerverzug gemäß § 286 BGB.

7. Betreffend das Verfahren PraktikantIn um ein Praktikum ausüben zu können. Ein(e) PraktikantIn ist, wer sich für eine vorübergehende Dauer zwecks Erwerbs praktischer Kenntnisse und Erfahrungen einer bestimmten betrieblichen Tätigkeit und Ausbildung, die keine systematische Berufsausbildung darstellt, im Rahmen einer Gesamtausbildung unterzieht, weil sie / er diese für die Zulassung zum Studium oder Beruf, zu einer Prüfung oder zu anderen Zwecken benötigt.

8. Betreffend das Verfahren Rechnungen, um ein Dokument zu erstellen, in dem ein Unternehmen seinen Kundinnen / seinem Kunden / seinen Kunden über das aufgrund eines Vertrages fällige Entgelt informiert.

9. Betreffend das Verfahren Reklamation um eine mündliche oder schriftliche ausgedrückte Unzufriedenheit mit einem Produkt oder einer Dienstleistung von internen wie externen KundInnen zu behandeln. Ursache können tatsächliche Mängel oder auch Missverständnisse oder unrealistische Erwartungen sein.

10. Betreffend das Verfahren Schadensmeldung um Schadensmeldungen von KundInnen zu verarbeiten.

11. Betreffend das Verfahren Vertragsmanagement, um die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen AuftraggeberIn und AuftragnehmerIn, Implementierung von Verträgen und Vornahmen von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen zu ermöglichen.

Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt in den Fällen 1, 2 und 7 mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass im Fall

o   eines Angebotes der Interessent kein Angebot erhalten kann. Ggf. kann kein Vertrag zustande kommen.

o  einer Bewerbung, die / der BewerberIn nicht eingestellt werden kann.

o  eines Praktikums, dieses nicht möglich ist.

Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt in den Fällen 3-6 und 8-11 mithin zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass im Fall

o  einer E-Mail der digitale Schriftverkehr nicht stattfinden kann.

o  einer Kostenstellenverrechnung die Rechnungsstellung nicht möglich ist.

o  einer Kreditkartenzahlung eine Zahlung nicht möglich ist.

o  einer Mahnung, keine offenen Beträge eingetrieben werden können.

o  einer Rechnung diese nicht erstellt werden kann.

o  einer Reklamation,bzw. eines Schadens keine Abwicklung möglich ist.

o   des Vertragsmanagements keine Verträge abgeschlossen werden können.

Wir übermitteln personenbezogene Daten an KundInnen, InteressentInnen, Geldinstitute, Inkasso, Versicherung und zuständige MitarbeiterInnen im Sekretariat. Im Fall eines Rechtsstreits an das zuständige Gericht. Im Fall einer Bewerbung bzw. eines Praktikums an die Bewerberin / den Bewerber bzw. die Praktikantin / den Praktikanten.

Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Darüber hinaus übermitteln wir gegebenenfalls Informationen zu dem entsprechenden Sachverhalt an eine Rechtsanwältin / einen Rechtsanwalt. Dies erfolgt, entsprechend den gesetzlichen Anforderungen, soweit es zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und der berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der betrieblichen Interessen auf der Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO.

(2) Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.

3.                  Dauer der Datenspeicherung

Soweit wir Ihre Kontaktdaten nicht für betriebliche Zwecke verarbeiten, speichern wir die erhobenen Daten solange bis der Zweck erfüllt wurde, zu dem die Daten erhoben wurden, und nicht mehr erforderlich sind oder bei

1. Angeboten, E-Mail-Schriftverkehr, Kostenstellenverrechnungen, Kreditkartenzahlungen, Mahnungen, Rechnungen, Reklamationen, Schadensmeldungen, Vertragsmanagement bis zur Dauer von jeweils 10 Jahren. In diesen Fällen bewahren wir nach Ablauf dieser Frist die nach Handels- und Steuerrecht erforderlichen Informationen des Vertragsverhältnisses für die gesetzlich bestimmten Zeiträume auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO auf. Für diesen Zeitraum (regelmäßig 10 Jahre) werden die Daten allein für den Fall einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung erneut verarbeitet.) Nach Ablauf dieser Frist werden die für die Buchung von Dienstreisen erhobenen Daten gelöscht bzw. gesperrt, wenn ein Löschen nicht möglich ist.

2. Bewerbungen, Praktikum, bis zur Dauer von 6 Monaten.

4.                  Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das Recht, von uns jederzeit über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DS-GVO) Auskunft zu verlangen. Dies betrifft auch die EmpfängerInnen oder Kategorien von EmpfängerInnen , an die diese Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraussetzungen des Artikel 16 DS-GVO die Berichtigung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel 17 DS-GVO die Löschung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikels 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraussetzungen des Artikel 20 DS-GVO jederzeit eine Datenübertragung verlangen – sofern die Daten noch bei uns gespeichert sind.

Im Falle einer Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e DS-GVO) oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO), können Sie der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruchs haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu unterlassen, es sei denn,

–   es liegen zwingende, schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder

–   die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

Wenn die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt (Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO).

Unter den Voraussetzungen des Artikel 21 Absatz 1 DS-GVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.

5.                  Kontakt

Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen, Widerrufe oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@puhla.de oder per Brief an die unter 1.  genannte Adresse. Für nähere Informationen verweisen wir auf den vollständigen Text der DS-GVO, welcher im Internet unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE verfügbar ist und unsere Datenschutzerklärung, welche im Internet unter www.puhla.de einsehbar ist.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über datenschutzrechtliche Sachverhalte zu beschweren.

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Promenade 27 (Schloss)
91522 Ansbach

Telefon: 0981/53-1300
Telefax: 0981/53-5300

E-Mail: poststelle@lda.bayern.de